[사례] 통상산업자원부, 국회 국정감사시 전자문서회의시스템

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지난 2013년 10월 통상산업자원부는 과천청사에서 국회 국정감사를 진행하면서, 전자문서회의시스템을 임대서비스로 사용하여 국회의원들과의 질의응답시스템으로 사용하였다.

통상산업자원부는 2012년 전자문서회의로 회의를 하다가 갑자기 시스템에 오류가 생겨, 회의시스템을 덮어놓고 종이로 출력하여 회의를 진행한 이력이 있어 조심스럽게 당사에 일명 "노트북회의" 시스템의 임대사용을 문의하였다.   당사는 짧은 순간 회의를 진행하지만 아주 중요한 회의를 많이 경험한 바라 5분 전에 회의자료를 가져오더라도 신속하게 이를 배포하고, 문서에 문제여부를 등록하기 전에 파악하여 문제있는 파일은 처음부터 등록하지 않는 기능 등으로 동작한다.   

또한 어떠한 회의자료가 오더라도 이를 파악하여 가장 좋은 포멧으로 변환하고 변환과 전송중에도 어느 정도 진행중인지를 표기하며, 문서공유회의서버가 많은 참석자로 부하가 과정되면  파일서버를 분리운영할 수 있도록 하는 등의 기술로서 안정적인 회의를 진행할 수 있었다.

아울러 회의장에 단말기들의 상태를 즉시 모니터링하여 문제가 있는 단말기를 원격제어 등을 통해 복구할 수 있을 뿐 아니라 서버의 다운시에도 즉시 복구할 수 있는 기능을 가지고 있어 시스템 문제발생으로 회의가 지연되는 일이 없도록 꾸준히 안정화 개발을 계속하고 있다.

이번 회의에서 40여명 되는 국회의원 중에 37명 가량이 질의자료를 파워포인트, 동영상, 워드, 아래한글 등으로 가지고 와서 멀티미디어한 자료를 공유하며 질의를 하는 모습을 보았고, 향후에도 이런 질의응답시스템은 점차 확산될 것이라 확신이 서게 되었다.

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