[사례] 삼성물산, 주주총회 의장용 브리핑지원시스템

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지난 2019년 3월 22일 삼성물산 주주총회장에서는 주주총회를 진행함에 있어 의장이 주주들과 경영현안에 대한 질의응답 및 안건토의시 정확한 의사소통과 의견전달을 위해 주총지원팀과 커뮤니케이션 수단으로 전자문서회의시스템(PLMS)를 임대서비스로 사용하였다.

삼성물산 이사회시 사용하고자 도입 추진하던 과정에 주주총회에서 의장카드를 40여장을 코팅해서 만들어 놓고, 의장이 발언해야 하는 내용의 카드를 필요한 적기에 담당 변호사의 지휘에 따라 의장에게 전달하는 기존시스템을 개선하고자 문의를 하였다.

이에 기존에 예상질문항목을 300여개를 만들어 놓고 특정 사안에 대해 질문이 나오면, 이를 실무자들이 검색하여 페이지번호를 알려주면 먼저 회의시스템에서 번호와 엔터를 쳐서 해당 발표위치로 이동하고 발표자되기를 누르면 의장의 태블릿에 표출이 되게 구현하였다.  의장의 해당 내용에 대한 발표가 여러 페이지에 의해 진행되면, 진행자겸 발표자가 해당 위치로 페이지 이동을 시켜주고 발표가 끝나면 맨 마지막 페이지의 회사로고가 나오도록 구성하였다.

또한 갑자기 예상질문지에 없는 문항에 대한 질문이 나오면, 자주하는 답변 카드의 위치를 변호사가 알려주고 이를 진행자가 위치이동을 시켜서 의장이 회의를 진행하는데 당황치 않고 발표할 수 있게 지원하는 시스템을 구현하였다.   간혹 특별한 대답을 해야 할 때는 재무상무가 실무자와 상의해서 답변을 만들어 문자메모 공유기능으로 의장에게 메신져처럼 전달하는 기능 사용하게 기존 기능의 핫키(Ctrl+M)을 추가하였고, 답변시에 글자의 크기도 조절하고 표출되는 위치도 의장과 똑같은 위치에 표출되며 문자메모 박스도 적당한 비율로 조정하도록 하는 기능을 구현하였다.

이번 주주총회에서는 유선을 설치하여 운영하였는데, 무선 환경에서 무난히 될 것으로 테스트 되었으며 각종 의장을 회의진행을 지원하는 브리핑지원시스템으로 널리 사용되어 질 것으로 기대한다.

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