미팅예약관리웹 [소개] 미팅예약관리웹

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미팅예약관리웹

미팅예약관리웹은 미팅을 준비하기 위해 참석자관리/그룹관리/온라인 및 오프라인 미팅룸관리/미팅일정관리/회의록관리 등의 기능을 가지고 있으며, HTML5 기반으로 PC나 모바일에서 쉽게 볼 수 있거나 등록할 수 있도록 개발되었다.

이 미팅예약관리웹을 기반으로 전자문서회의 온라인 그룹으로 연동되게 되어 있으며, 의회 참석자들이나 의원들의 온라인 인증관리가 되며 미팅정보표출단말기에는 이 웹사이트의 정보를 바탕으로 일정표출 및 수정/삭제시 사용자 인증을 진행한다.

미팅예약관리웹(시스템)은 오픈소스코드 CMS(Contents Management System)웹 구축엔진을 기반으로 플러그인 형태로 개발되었기 때문에 고객의 홈페이지를 추가로 쉽게 구축이 가능하다.   특히 HTML5 기반의 구축으로 한번 입력된 자료는 PC와 스마트폰에서 그 해상도에 따라 자동으로 크기가 조절되는 기능을 가지고 있다.

또한 현재 개발 중인 v2.3.1버전은 모바일 기능이 특화되어서 소셜로그인 기능을 가지고 있는데, 이를 이용하면 구글, 네이버, 페이스북, 카카오톡 등의 아이디가 있으면 아이디와 암호를 기억하지 않아도 쉽게 로그인 할 수 있고 한번 로그인하여 설정하면 추후에 다시 자동로그인하여 글쓰기가 용이하다.

아울러 한번 방문한 고객의 스마트폰 바탕화면에 아이콘을 형성하여 웹브라우저로 로그인하지않고 한번에 미팅예약관리웹에 접속할 수 있을 뿐아니라 새로운 소식이나 내글에 대한 답변에 푸쉬서비스를 보내어 사이트를 방문하지 않고도 소식을 공유할 수 있어 유용하다.

참석자관리는 다양한 그룹과 권한으로 참석자를 등록하고 수정 관리하며, 참석자의 권한관리 등을 할 수 있고, 핸드폰 가입번호를 통해 로그인할 수 있을 뿐아니라 인증을 거쳐서 실명으로 웹사이트 등록을 유도할 수 있다. 

미팅은 온라인 미팅과 오프라인 미팅으로 나뉜다.   온라인 미팅을 이프리젠테이션의 전자문서회의(PLMS)와 원격화상회의의 가상룸을 형성하는 것이다. 마치 채팅방의 채널을 생성하여 해당 채널에 초대된 사람들간의 실시간 쌍방향 커뮤니케이션을 하기 위한 미팅룸을 개설하거나 등록관리하는 것이다.

이 미팅예약관리웹은 온라인 뿐만 아니라 오프라인 미팅을 예약할 수 있다.   회사 내에 건물별, 층별, 부서별로 있는 회의실을 각 부서별, 팀별로 정해진 회의실을 사용할 수 있도록 그룹하고 권한을 설정하여 회의실 문앞에 미팅정보표출시스템을 두고 해당 회의실에 예약을 하거나 수정할 수 있게 사용할 수 있다.   물론 안드로이드 스마트폰이나 패드 사용자라면 구글 플레이스토어에서 파일을 다운로드 받은 후에 해당 이 미팅예약관리웹에 로그인 하여 사용할 수 있는 것이다.

미팅예약은 일별, 주간별, 월별, 사건별로 목록을 표출할 수 있다.   또한 등록된 미팅과 관련한 회의자료를 등록할 수 있으며, 등록된 회의자료를 전자문서회의시스템에 적당한 포멧으로 자동변환되어 온라인 미팅시 바로 전체 참석자가 다운로드받아 이용할 수가 있다.  오프라인 미팅시에는 빔프로젝터, 전자칠판, 화이트보드, 스마트포인터, 화상회의장비 등의 장비등록하여 사용시간이 겹치지 않도록 운영하는 기능이 포함되어 있다.

회의가 끝나면, 회의록을 회의주관자나 진행자가 정리하여 미팅과 관련하여 등록할 수 있고 이는 추후 지난 회의록 검색을 통해 얼마든지 확인, 검색, 조회가 가능하다.

미팅예약관리웹에는 회의내용을 통계내서 표출하는 기능을 제공한다.    각 부서별, 팀별로 일간, 주간, 월간, 년간 회의 횟수와 참석자수를 통계내고 각 부서의 팀원에 대한 일당을 기록하면 이를 토대로 회의비용을 산출하여 각 회의별로 어느정도의 회의비용이 들어 갔는지를 확인해 줄 수 있다.

미팅시 자신이 조직의 진행자로 정해지면, 여러 그룹과 참석자들에 대한 팀원 등록 및 탈퇴를 할 수 있고, 각 그룹에 보조진행자를 선택할 수 있다.  이 기능을 통해 미팅정보표출단말기를 특정 부서에서의 직원만 사용할 수 있도록 통제할 수 있다.

미팅예약을 하는 가운데, 보조진행자가 오늘의 참석자들에게 문자메시지를 보내어 참석 독려하거나 참석여부를 확인하는 기능을 수행할 수도 있다.